Vous êtes Expert-Comptable ou Chef d’entreprise et vous vous demandez si vous devez passer à l’open-space vous aussi ? Beaucoup de secteurs tels que la communication, le marketing ou encore le journalisme sont passés à ce nouveau mode de travail. La question que vous vous posez certainement est, est-ce que ça s’adapte à la comptabilité ?
Comptalents vous résume les pour et les contre de cette façon de travailler.

Avantages

Pour les employés :

. Évite de s’éparpiller : en effet, on s’éparpille plus facilement lorsque l’on est seul dans un bureau. Les professions comptables utilisant des outils informatiques, vous êtes à un clic de toutes distractions (consulter les réseaux sociaux, regarder des vidéos YouTube, faire des achats en ligne, etc …)

. Meilleure communication entre les employés et les dirigeants : l’open-space a été inventé pour faciliter la communication entre chaque employé ou chaque secteur d’activité. En tant que comptable le relationnel est très important et la communication avec les autres secteurs de l’entreprise est indispensable. L’Open-space est une véritable aide pour vous.

. Engendre une méthode de travail collaborative : Une communication facilitée engendre forcément une meilleure entraide. Une transmission de dossier, des éléments manquants, vos collègues étant à proximité ils sont plus aptes à vous aider.

. Meilleure productivité : La communication et la collaboration de tous les partis vont vous permettre d’être plus réactif et plus efficace et donc d’être plus productif.

. Supprime la hiérarchie : Cet avantage ne s’adresse pas qu’aux comptables mais à tous les employés. L’open-space efface la hiérarchie, tout le monde travaille au même endroit dans les mêmes conditions. Cela évite d’enfermer les gens dans des boîtes, au sens figuré comme au sens littéral, il n’y a plus la compta d’un côté et les autres de l’autre.

Pour les dirigeants :

. Gain d’espace : C’est là l’avantage principal pour les dirigeants, tant en entreprise qu’en cabinet comptable : l’open-space permet de réduire les coûts des locaux. Un véritable avantage si vous vous situez en région parisienne où les mètres carrés sont bien plus chers qu’en province.

. Permet aux dirigeants d’avoir un œil sur les employés : en effet lorsque les employés ont chacun un bureau il est bien plus compliqué de savoir où ils en sont dans leur travail, s’ils sont dans les temps, si tous les dossiers sont bien gérés, etc …

Inconvénients

. La surveillance : Comptable ou pas, la surveillance est un des points négatifs de l’open-space, vous êtes autant surveillé par vos supérieurs que par vos collègues. Cela engendre très souvent du stress pour les employés d’avoir leurs supérieurs hiérarchiques en permanence à côté.

. Fort impact sonore : C’est là l’inconvénient majeur du travail en Open Space. Imaginez 20 personnes qui travaillent au même endroit : entre le bruit des claviers, les conversations entre collègues, les appels téléphoniques, etc … Tous ces bruits parasites gênent fortement la concentration, or le métier de comptable est un métier qui demande beaucoup de concentration.

. Tout le temps sollicité : Certes l’open-space vous fait gagner du temps en favorisant les échanges mais il peut vous en faire perdre beaucoup aussi. Le risque en étant à côté de ses collègues est de tout le temps être sollicité et donc de vous détourner de vos tâches.

. Pas d’intimité car peu d’espace personnel :Si pour certains, être entouré de tous ses collègues est un avantage pour d’autres c’est un inconvénient. En effet l’open-space réduit complètement votre espace personnel.

. Absence de confidentialité :  Les comptables sont, dans le cadre de leur travail quotidien, amenés à traiter des informations confidentielles qui ne doivent pas être divulguées à certains de leurs collègues ce que rend très compliqué le travail en open-space.

. Taux d’arrêt maladie plus important : Ce dernier inconvénient est très souvent oublié. Être proche de vos collègues toute la journée c’est augmenter vos chances d’attraper leurs maladies. Des études ont montré qu’il y a un taux d’arrêt maladie plus important en open-space que dans les bureaux séparés.

Pour résumer il est difficile de dire si le travail en open-space est adapté à la profession comptable. Cela dépend de la personnalité de chacun, c’est une question de goût et d’aptitude. Cela dépend aussi de l’ambiance de l’entreprise ou du cabinet. Il peut y avoir une véritable vie d’entreprise favorable au travail en open-space. Cela dépend de beaucoup de paramètres, mais surtout de vous.

Comment atténuer les inconvénients ?

Quelques solutions ont été trouvées pour diminuer les inconvénients de l’open-space.

Tout d’abord, regrouper par secteur d’activité ou par dossier les employés. L’avantage de l’open-space est la communication mais il n’est pas nécessaire de communiquer avec tout le monde, réduire les groupes à 10 personnes est une solution. Cela évite de plus les nuisances sonores et le stress d’être surveillé en permanence.

Mettre des salles de réunions à dispositions est une autre solution pour retrouver un peu de calme et d’intimité, si vous avez des appels importants à faire ou si vous avez à vous entretenir en privé avec une personne, ces espaces vous permettront de le faire.

Pour maintenir un peu de calme et éloigner toute forme de stress vous pouvez créer des salles de repos, beaucoup d’open-space en ont, et quand on est comptable une salle de repos est toujours la bienvenue.

Dernière chose, établir des règles de vie commune est un bon moyen de garder un contrôle sur le fonctionnement de l’open-space pour faire en sorte que tout le monde se sente à l’aise dans cet environnement.

Réglementation

Si vous êtes convaincu que l’open-space est un moyen de dynamiser la profession et d’apporter un peu de modernité à la comptabilité, voici quelques règles à prendre en compte pour l’aménagement de votre open-space :

La norme NF X 35-102 recommande un espace de travail de minimum :

• 10 m² pour 1 personne seule ;
• 11 m² par personne dans un bureau collectif (soit 22 m² pour 2 personnes ou 33 m² pour 3, etc.) ;
• 15 m² par personne dans un espace collectif bruyant (si les tâches nécessitent des communications téléphoniques, par exemple).

Si le bureau est un bureau collectif, il est recommandé de ne pas dépasser les 5 personnes. Si le bureau est un bureau paysager, il est recommandé de ne pas dépasser les 10 personnes.

Une bonne configuration des espaces est conseillée :

• Un bureau d’une superficie inférieure ou égale à 25 m² doit avoir une longueur inférieure à 2 fois sa largeur ;

• Un bureau d’une superficie supérieure à 25 m² doit avoir une longueur inférieure à 3 fois sa largeur.

Les espaces de circulation doivent respecter une largeur de 1,50m pour être conforme à la réglementation concernant :

• L’évacuation de 20 à 50 personnes en cas d’incendie ;

• Le passage d’un fauteuil roulant ;
• La circulation de 2 personnes qui se croisent.

En tant que comptable vous vous sentez parfois dépassé par les changements dans votre profession ? Vous êtes en train de vivre la transition digitale. Ces changements peuvent être effrayant mais ils ont une dimension positive à ne pas oublier.

Voici, pour vous, un petit résumé de l‘impact positif que la digitalisation a sur votre métier.

Digitalisation pour une meilleure performance

Avant tout, la digitalisation est dans beaucoup de domaines un moyen d’être plus productif. Dans le cas des cabinets d’expertise-comptable, la digitalisation est essentielle. Seulement 59% des cabinets ont un site internet 10% sont sur les réseaux sociaux.

La digitalisation des cabinets est un objectif stratégique indispensable à la croissance de votre cabinet.

1 – Gagner du temps

La digitalisation est avant tout un gain de temps. Les clients prennent en charge plus de choses, sont plus autonomes, de plus en plus de démarches se font en ligne.

Pour les cabinets, la digitalisation est primordiale. Toutes les opérations journalières et fastidieuses s’automatisent et s’accélèrent faisant donc gagner du temps.

2 – Élargir votre domaine d’activité

Tout ce gain de temps a une utilité, cela ne sert pas juste à avoir plus de temps libre. C’est un moyen pour vous d’élargir votre domaine d’activité, de présenter une offre plus intéressante que vos concurrents pour attirer plus de clients.

Cela vous permet aussi de vous consacrer à des demandes spécifiques de vos clients. Fournir des indicateurs pertinents sur leur trésorerie ou l’activité de leur entreprise en temps réel est une véritable valeur ajoutée.

3 – Baisser les coûts

La digitalisation de votre cabinet vous permettra aussi de baisser certains coûts et d’être plus rentables. La mise en place du digital va vous éviter des coûts tels que les coûts d’impressions (avec la dématérialisation des documents), les coûts immobiliers (besoin de moins de place, télétravail, etc. …), etc. … mais cela va aussi vous permettre de vous concentrer sur des actions qui rapportent plus au cabinet comme évoqué juste au-dessus.

Digitalisation pour une meilleure relation client

Du côté du client, le rapport avec l’expert-comptable est transformé. De nombreuses opérations sont désormais accessibles en ligne pour scanner ses factures, imprimer et archiver des documents ou encore accéder à ses données comptables en temps réel. Grâce à la digitalisation, la place du client a changé. Elle est au cœur de tous les changements et de toutes les décisions du cabinet.

1 – Plus de conseils

En gagnant du temps sur certaines tâches l’expert-comptable va pouvoir en développer d’autres comme le conseil client. C’est indispensable à toute entreprise qui gère des clients d’être disponible pour eux et de pouvoir les conseiller. Dites-vous qu’ils n’ont pas les mêmes connaissances que vous en comptabilité. Le conseil est le principal domaine pour lequel la machine ne peut remplacer l’homme. Aucun algorithme ne pourra fournir de conseils équivalent à ceux d’un Expert-Comptable en personne.

Plus de conseils = plus de satisfaction client

2 – Meilleure disponibilité

La digitalisation vous permet de gérer plusieurs tâches au même moment, et vous permet donc d’être plus disponible. Vous pouvez vous occuper de trois clients en même temps en leur apportant le même intérêt. De plus, la digitalisation apporte de nouveaux moyens au cabinet pour se montrer disponible h24 pour leurs clients comme les chatbots, les applications, les réseaux sociaux et bien d’autres.